Start Ekspert radzi Automatyzacja procesu audytu 5S dzięki mobilnej aplikacji „Audytor” autorstwa Etisoftu
Automatyzacja procesu audytu 5S dzięki mobilnej aplikacji „Audytor” autorstwa Etisoftu

Automatyzacja procesu audytu 5S dzięki mobilnej aplikacji „Audytor” autorstwa Etisoftu

156
0

5S w smartfonie

W Twojej firmie wdrożono 5S. Świetnie! Kilkunastu audytorów regularnie, w wyznaczonym czasie przemierza halę produkcyjną, biura i inne pomieszczenia sprawdzając poprawność 5S na stanowiskach pracy. W rękach plik kartek, zdjęcia w pamięci telefonu, do tego czujne oko. Wyniki z audytu właściciele obszarów otrzymują kilkanaście dni później, usiłując udowodnić jak w owym czasie wyglądało oceniane stanowisko pracy. Czy to na pewno wpisuje się w ideę Lean Management? Szczupłe zarządzanie wymaga szukania najlepszych rozwiązań – tak stworzyliśmy mobilną aplikację, dzięki której audyt 5S przynosi dobre efekty i wymierne rezultaty.

 

Tradycyjne audyty 5S – długie i pracochłonne

Prowadzony tradycyjnie audyt zabierał w Etisofcie sporo czasu, podobnie jak i mozolne uzupełnianie ocen stanowisk po audycie, tworzenie raportów oraz statystyk. Właściciel obszaru dowiadywał się więc po dłuższym czasie co było nie tak na jego stanowisku, a zdarzało się, że w momencie kiedy otrzymał informację o niezgodności, ta już dawno została usunięta. Zauważyliśmy, że entuzjazm do utrzymania 5S maleje. Nie doszło do jego całkowitego poniechania, ale efektywność i zapał zaczęły spadać. Brakowało mobilizacji, by utrzymywać porządek. Był to dla nas dodatkowy impuls do poprawienia tego procesu.

 

Nasi pracownicy mają dużą wiedzę na temat 5S i czują potrzebę utrzymywania jego standardów. Sami jednak widzieliśmy, że przesyłanie raportów  z audytów nawet dwa tygodnie po jego zakończeniu nie daje dobrych efektów. Nie było to mobilizujące i nie motywowało do pilnowania porządku. Gdy na stanowiskach pracy wychodziły pewne niezgodności trudno było je zweryfikować z pracownikiem po dłuższym czasie. Chcieliśmy tego uniknąć – mówi Tomasz Machnio, koordynator Lean w Etisofcie i dodaje: Do tego kilkanaście obszarów nie było audytowanych i stanowiły „ziemię niczyją”. Audyt obszarów w trzech lokalizacjach, a następnie wypełnianie formularzy zabierało nam sporo czasu. Chcieliśmy ponadto wyeliminować papierową dokumentację i oczekiwanie jako jedno z nieefektywnych działań w szczupłym zarządzaniu.

 

Automatyzacja procesu audytu 5S dzięki mobilnej aplikacji „Audytor” autorstwa Etisoftu

 

Każde stanowisko opisane w formie kodu 2D

Zależało nam na tym, by zautomatyzować kolejny proces w firmie. Nasz wybór padł na wykorzystanie mobilnej aplikacji na smartfona, z opcją korzystania z niej także na tablecie. Tak powstał „Audytor”, autorska platforma audytowa Etisoft. To nasze kolejne rozwiązanie, które nim trafiło do klientów zostało przetestowane i jest nadal wykorzystywane w naszej codziennej pracy.

Tuż przed rozpoczęciem pracy z „Audytorem” zidentyfikowaliśmy od nowa obszary do audytowania. W trzech lokalizacjach mamy ich 120 i obejmują zarówno biura, produkcję, jak i magazyn. Ustalenie i dokumentację standardów tworzyliśmy demokratycznie – pracownicy wspólnie z przełożonymi.

Każde audytowane stanowisko zostało opisane w formie karty standardu z kodem 2D, który identyfikuje go. Audytor podchodząc do stanowiska nie musi go znać. Zapisane dane są odczytywane, a rolą audytora 5S jest potwierdzenie lub zanegowanie (zero – jedynkowo), czy to co widzi jest zgodne z tym co znajduje się w standardzie i jest zobrazowane na zdjęciu przy stanowisku. Dodatkowo, musi on odpowiedzieć na kilka pytań /kryteriów zdefiniowanych dla danego obszaru, np. czy na stanowisku jest czysto, czy znajdują się na nim zbędne przedmioty itp. Jednym kliknięciem wystarczy zaznaczyć zgodność lub niezgodność z przyjętym standardem stanowiska (system zero – jedynkowy). W razie potrzeby można zastaną sytuację udokumentować zdjęciem. „Audytor” automatycznie generuje raporty i statystyki w czasie rzeczywistym (zbiorcze i szczegółowe). Następnie trafiają one na maila „właściciela obszaru” zachowując kolejność wyników.

Wymóg „Audytora” to urządzenie mobilne z systemem operacyjnym Android lub iOS.

 

Wymóg „Audytora” to urządzenie mobilne z systemem operacyjny Android lub iOS

 

Korzyści z użytkowania „Audytora” – platformy audytowej Etisoft

  • pozwala wdrożyć, ulepszać i utrzymać 5S
  • automatyzuje, usprawnia i przyspiesza proces audytowania
  • pozwala na porównywanie wydajności w zakresie utrzymywania standardu (metodologia ciągłego doskonalenia) w różnych obszarach, czy wydziałach oraz obserwację trendów
  • podniesienie efektywności utrzymywania standardu
  • stałe ulepszanie swojego stanowiska pracy i upraszczanie swoich działań
  • możliwość zaplanowania działań korygujących
  • ciągła edukacja audytorów poprzez wyznaczanie dysfunkcji krytycznych, jak i akceptowalnych
  • motywowanie pracowników do utrzymywania standardów 5S.

Audytora skonfigurowaliśmy tak, że zaszyta jest w nim struktura organizacyjna wraz z przynależnością poszczególnych obszarów do tej struktury. Pozwala to właścicielom obszarów delegować możliwość tworzenia standardów w systemie innym pracownikom. To rozwiązanie wpisuje się w ideę 5S, kiedy to pracownicy sami podejmują inicjatywę i biorą za nią odpowiedzialność.

 

Korzyści z użytkowania „Audytora” – platformy audytowej Etisoft

Działanie, dzięki któremu dążymy do idealnego porządku

Audytor pozwala nam lepiej egzekwować utrzymanie porządku, a pracownicy otrzymując wyniki w trybie natychmiastowym bardziej się z nim utożsamiają. To pracownicy sami przychodzą do kierowników i sugerują aktualizacje standardu, zgodnie ze swoimi potrzebami. Powoli dochodzimy więc do ostatniego, piątego S – tam gdzie pracownik sam zaczyna rozwijać standardy.

Audytor to narzędzie niewymagające angażowania informatyków, czy zwiększania liczby audytorów. Wręcz przeciwnie – można nawet zmniejszyć ich liczbę. Także wówczas gdy wzrasta liczba audytowanych obszarów.

 

Platforma audytowa, którą wykorzystujemy w Etisofcie to dopiero początek możliwości „Audytora”. Obecnie audytujemy w ten sposób obszary produkcji, magazynu oraz biurowe w Etisofcie, jak i w Orionie, naszej wrocławskiej spółce-córce. Jesteśmy na etapie 4S. Dążymy do tego, by wyrobić nawyk ich przestrzegania i dążyć do ideału, jakim jest ostatni etap 5S, czyli samodyscyplina.

System można dowolnie konfigurować tak, aby móc np. przeprowadzać audyt BHP, TPM, a nawet audyt u klienta oraz wiele innych. Trwają pracę nad „Audytorem” 2.0, który już wkrótce zostanie przez nas ukończony.

Wzbogacimy go m.in. o nowe parametry i funkcje, takie jak:

  • wykonywanie audytu sekwencyjnego
  • rozbudowany action plan naprawy niezgodności
  • funkcja „mój harmonogram” dla audytora.

 

„Audytor” z powodzeniem funkcjonuje już u naszych klientów z branży AGD i automotive. Jeśli zainteresował Cię „Audytor” i możliwości jakie daje skontaktuj się z Mariuszem Adamusem, madamus@etisoft.com.pl, tel. 516-202-467. Zapraszamy!

„Audytor” powstaje w kooperacji z firmą 2KMM Sp. z.o.o.

(156)

Tomasz Machnio W Etisofcie odpowiada za logistykę wewnętrzną, wsparcie druku, magazynu narzędzi i optymalizację procesów z nią związanych, jak i za działanie narzędzi Lean na linii produkcyjnej (SMED). Ma na koncie liczne kursy, w tym m.in. dotyczące standaryzacji pracy wg zasad Lean, czy rozwiązywanie problemów wg zasad Lean,
Ukończył Zarządzanie i Inżynierię Produkcji na Uniwersytecie Śl. ze specjalizacją zarządzanie BHP.
W wolnym czasie gra w piłkę nożną, pływa, lubi dobrą książkę.
Poczekaj!
Są tematy, które Cię interesują?
Napisz do nas - nasi eksperci podzielą się swoją wiedzą w kolejnych artykułach.
Będziesz dostawał nowe artykuły pisane przez naszych ekspertów na swój adres mailowy!


Contact form 7 Mailchimp extension by Renzo Johnson - Web Developer

×
Poczekaj!
Są tematy, które Cię interesują?
Napisz do nas - nasi eksperci podzielą się swoją wiedzą w kolejnych artykułach.
Będziesz dostawał nowe artykuły pisane przez naszych ekspertów na swój adres mailowy!


Contact form 7 Mailchimp extension by Renzo Johnson - Web Developer

×
Wait!
There are topics that interest you?
Write to us - our experts will share their knowledge in future articles.


Contact form 7 Mailchimp extension by Renzo Johnson - Web Developer

×
Wait!
There are topics that interest you?
Write to us - our experts will share their knowledge in future articles.


Contact form 7 Mailchimp extension by Renzo Johnson - Web Developer

×
Dołącz do naszych czytelników!
Będziesz dostawał nowe artykuły pisane przez naszych ekspertów na swój adres mailowy!


Contact form 7 Mailchimp extension by Renzo Johnson - Web Developer

×
Join the group of our readers!
You will receive new articles written by our experts directly to your email address!


Contact form 7 Mailchimp extension by Renzo Johnson - Web Developer

×