Automatyzacja procesu audytu 5S dzięki mobilnej aplikacji „Audytor” autorstwa Etisoftu

5S w smartfonie

W Twojej firmie wdrożono 5S. Świetnie! Kilkunastu audytorów regularnie, w wyznaczonym czasie przemierza halę produkcyjną, biura i inne pomieszczenia sprawdzając poprawność 5S na stanowiskach pracy. W rękach plik kartek, zdjęcia w pamięci telefonu, do tego czujne oko. Wyniki z audytu właściciele obszarów otrzymują kilkanaście dni później, usiłując udowodnić jak w owym czasie wyglądało oceniane stanowisko pracy. Czy to na pewno wpisuje się w ideę Lean Management? Szczupłe zarządzanie wymaga szukania najlepszych rozwiązań – tak stworzyliśmy mobilną aplikację, dzięki której audyt 5S przynosi dobre efekty i wymierne rezultaty.

Tradycyjne audyty 5S – długie i pracochłonne

Prowadzony tradycyjnie audyt zabierał w Etisofcie sporo czasu, podobnie jak i mozolne uzupełnianie ocen stanowisk po audycie, tworzenie raportów oraz statystyk. Właściciel obszaru dowiadywał się więc po dłuższym czasie co było nie tak na jego stanowisku, a zdarzało się, że w momencie kiedy otrzymał informację o niezgodności, ta już dawno została usunięta. Zauważyliśmy, że entuzjazm do utrzymania 5S maleje. Nie doszło do jego całkowitego poniechania, ale efektywność i zapał zaczęły spadać. Brakowało mobilizacji, by utrzymywać porządek. Był to dla nas dodatkowy impuls do poprawienia tego procesu.

Nasi pracownicy mają dużą wiedzę na temat 5S i czują potrzebę utrzymywania jego standardów. Sami jednak widzieliśmy, że przesyłanie raportów  z audytów nawet dwa tygodnie po jego zakończeniu nie daje dobrych efektów. Nie było to mobilizujące i nie motywowało do pilnowania porządku. Gdy na stanowiskach pracy wychodziły pewne niezgodności trudno było je zweryfikować z pracownikiem po dłuższym czasie. Chcieliśmy tego uniknąć – mówi Tomasz Machnio, koordynator Lean w Etisofcie i dodaje: Do tego kilkanaście obszarów nie było audytowanych i stanowiły „ziemię niczyją”. Audyt obszarów w trzech lokalizacjach, a następnie wypełnianie formularzy zabierało nam sporo czasu. Chcieliśmy ponadto wyeliminować papierową dokumentację i oczekiwanie jako jedno z nieefektywnych działań w szczupłym zarządzaniu.

 

Każde stanowisko opisane w formie kodu 2D

Zależało nam na tym, by zautomatyzować kolejny proces w firmie. Nasz wybór padł na wykorzystanie mobilnej aplikacji na smartfona, z opcją korzystania z niej także na tablecie. Tak powstał „Audytor”, autorska platforma audytowa Etisoft. To nasze kolejne rozwiązanie, które nim trafiło do klientów zostało przetestowane i jest nadal wykorzystywane w naszej codziennej pracy.

Tuż przed rozpoczęciem pracy z „Audytorem” zidentyfikowaliśmy od nowa obszary do audytowania. W trzech lokalizacjach mamy ich 120 i obejmują zarówno biura, produkcję, jak i magazyn. Ustalenie i dokumentację standardów tworzyliśmy demokratycznie – pracownicy wspólnie z przełożonymi.

Każde audytowane stanowisko zostało opisane w formie karty standardu z kodem 2D, który identyfikuje go. Audytor podchodząc do stanowiska nie musi go znać. Zapisane dane są odczytywane, a rolą audytora 5S jest potwierdzenie lub zanegowanie (zero – jedynkowo), czy to co widzi jest zgodne z tym co znajduje się w standardzie i jest zobrazowane na zdjęciu przy stanowisku. Dodatkowo, musi on odpowiedzieć na kilka pytań /kryteriów zdefiniowanych dla danego obszaru, np. czy na stanowisku jest czysto, czy znajdują się na nim zbędne przedmioty itp. Jednym kliknięciem wystarczy zaznaczyć zgodność lub niezgodność z przyjętym standardem stanowiska (system zero – jedynkowy). W razie potrzeby można zastaną sytuację udokumentować zdjęciem. „Audytor” automatycznie generuje raporty i statystyki w czasie rzeczywistym (zbiorcze i szczegółowe). Następnie trafiają one na maila „właściciela obszaru” zachowując kolejność wyników.

Wymóg „Audytora” to urządzenie mobilne z systemem operacyjnym Android lub iOS.

Korzyści z użytkowania „Audytora” – platformy audytowej Etisoft

• pozwala wdrożyć, ulepszać i utrzymać 5S
• automatyzuje, usprawnia i przyspiesza proces audytowania
• pozwala na porównywanie wydajności w zakresie utrzymywania standardu (metodologia ciągłego doskonalenia) w różnych obszarach, czy wydziałach oraz obserwację trendów
• podniesienie efektywności utrzymywania standardu
• stałe ulepszanie swojego stanowiska pracy i upraszczanie swoich działań
• możliwość zaplanowania działań korygujących
• ciągła edukacja audytorów poprzez wyznaczanie dysfunkcji krytycznych, jak i akceptowalnych
• motywowanie pracowników do utrzymywania standardów 5S.

Audytora skonfigurowaliśmy tak, że zaszyta jest w nim struktura organizacyjna wraz z przynależnością poszczególnych obszarów do tej struktury. Pozwala to właścicielom obszarów delegować możliwość tworzenia standardów w systemie innym pracownikom. To rozwiązanie wpisuje się w ideę 5S, kiedy to pracownicy sami podejmują inicjatywę i biorą za nią odpowiedzialność.

Działanie, dzięki któremu dążymy do idealnego porządku

Audytor pozwala nam lepiej egzekwować utrzymanie porządku, a pracownicy otrzymując wyniki w trybie natychmiastowym bardziej się z nim utożsamiają. To pracownicy sami przychodzą do kierowników i sugerują aktualizacje standardu, zgodnie ze swoimi potrzebami. Powoli dochodzimy więc do ostatniego, piątego S – tam gdzie pracownik sam zaczyna rozwijać standardy.

Audytor to narzędzie niewymagające angażowania informatyków, czy zwiększania liczby audytorów. Wręcz przeciwnie – można nawet zmniejszyć ich liczbę. Także wówczas gdy wzrasta liczba audytowanych obszarów.

Platforma audytowa, którą wykorzystujemy w Etisofcie to dopiero początek możliwości „Audytora”. Obecnie audytujemy w ten sposób obszary produkcji, magazynu oraz biurowe w Etisofcie, jak i w Orionie, naszej wrocławskiej spółce-córce. Jesteśmy na etapie 4S. Dążymy do tego, by wyrobić nawyk ich przestrzegania i dążyć do ideału, jakim jest ostatni etap 5S, czyli samodyscyplina.

System można dowolnie konfigurować tak, aby móc np. przeprowadzać audyt BHP, TPM, a nawet audyt u klienta oraz wiele innych. Trwają pracę nad „Audytorem” 2.0, który już wkrótce zostanie przez nas ukończony.

Wzbogacimy go m.in. o nowe parametry i funkcje, takie jak:

• wykonywanie audytu sekwencyjnego
• rozbudowany action plan naprawy niezgodności
• funkcja „mój harmonogram” dla audytora.

„Audytor” z powodzeniem funkcjonuje już u naszych klientów z branży AGD i automotive. Jeśli zainteresował Cię „Audytor” i możliwości jakie daje skontaktuj się z Mariuszem Adamusem, madamus@etisoft.com.pl, tel. 516-202-467. Zapraszamy!

„Audytor” powstaje w kooperacji z firmą 2KMM Sp. z.o.o.

(906)